تقویم و مناسبتها

ج پ چ س د ی ش
۶ ۵ ۴ ۳ ۲ ۱ ۳۱
۱۳ ۱۲ ۱۱ ۱۰ ۹ ۸ ۷
۲۰ ۱۹ ۱۸ ۱۷ ۱۶ ۱۵ ۱۴
۲۷ ۲۶ ۲۵ ۲۴ ۲۳ ۲۲ ۲۱
۴ ۳ ۲ ۱ ۳۰ ۲۹ ۲۸
۱۱ ۱۰ ۹ ۸ ۷ ۶ ۵

آمار سایت

كاربران آنلاين
بازدید امروز
بازديد ديروز
بازديد هفته گذشته
بازديد ماه گذشته
بازدید کل
بیشترین بازدید

اتوماسیون اداری چیست؟

(Automation) ترکيبي است از دو کلمه "automatic" و "operation" و به معني عمل کردن بدون عامل خارجي (انسان) يا با کمترين تاثير عامل خارجي است. بعبارتي اتوماسيون يعني خودکارشدن عمليات. خودکارسازي اداري مجموعه‌اي از روش‌ها براي ثبت و نمايش و مديريت روندهاي اداري , فني و مالي ميباشد. اغلب اين راهکارها بر پايه اين جمله بوجود آمده اند " انسان فکر کند، ماشين کار کند" اما با وجود گذشت سالها از بکارگيري نرم افزارهاي مکانيزه اداري و مالي در سازمانها , هنوز امور اداري و دفتري و گردش اسناد اغلب به طريقه سنتي انجام مي گيرد. سرعت پايين، افزايش بوروکراسي غير نياز ، وابسته شدن سيستم به افراد و نيز عدم هماهنگي روش سنتي با نرم افزارهاي يکپارچه سبب افزايش قابل ملاحظه خطاهاي انساني و کاهش بهره وري در سازمانها ميگردد. اتوماسيون اداري که دربرگيرنده سيستم هاي مالي , پرسنلي , اداري , بايگاني و فني باشد و در يک مجموعه متمرکز و مرتبط قابل استفاده باشد سيستم ERP - Enterprise Resource Planning نيز ميگويند. برنامه ريزي، سازماندهي، کنترل و نظارت بر عملکرد فعاليتهاي درون سازماني يکي از مهمترين معيارها و پيش نيازها در توسعه و کاربرد 30درصد منابع انساني خود استفاده ميکنند و از 70درصد ديگر غير از اتلاف وقت و سربار هزينه چيزي عايدشان نمي‌شود شرکت چاپار نیک گامرون همواره سعي نموده بصورت تخصصي تمام امور صنفي , مالي و فني اتحاديه ها بشکل متمرکز و مرتبط در يک مجموعه با قابليتهاي بالاي آمار و گزارشگيري ارايه کند تا سهمي در پيشبرد اهداف مديران دلسوز اتحاديه ها داشته باشد شرکت چاپار نیک گامرون پيوسته مشتاق دريافت نقطه نظرات و پيشنهادات سازنده اعضاي محترم هيات مديره و مديران اجرايي ارجمند اتحاديه ها در پيشبرد و توسعه اتوماسيون اداري ميباشد

نگاهی به اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری عبارت است از متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملا یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش های دست وپاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود.

سیستم های سنتی
حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از اموراداری ازعمده ترین ویژگی های به کارگیری اتوماسیون اداری است.

تعالی سازمان ها با اتوماسیون اداری:
امروزه مديريت برگردش كار و مكاتبات اداری و همچنين مديريت زمان در سازمان ها و موسسات اقتصادی به كلي متحول شده است و استفاده ازروش های كند و مشكل ساز اداری غيرمكانيزه قابل قبول نمی باشد. حجم بالای اطلاعات و مكاتبات و دسترسي كند ، مسئولين و مديران را كه به مديريت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می دهند، به سوی اتوماسيون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است .
هر سازمانی برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل می‌گردد و این اهداف ، تعیین کننده فعالیتهای اساسی سازمان محسوب می‌شوند . با توجه به اینکه نتیجه اهداف ، اندیشه‌ها ، فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود و این سوابق با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند ، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در تعالی اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب می‌گردد. از این رو سیستم های مکانیزه ، قدمی در جهت تسریع امور و اطلاع رسانی مناسب بالاخص در کشورهای در حال توسعه به حساب می‌آیند و بجاست که موسسات و سازمانها و بخصوص ادارات دولتی با دیدی آینده نگر به این مهم اهتمام ورزند. اتوماسيون اداری ،بهترين ابزار برای رسيدن به راه كارهای مفيد در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهينه از وقت در سازمان می باشد. راه حل های مكانيزه به گردش مكاتبات سازمان سرعت بخشيده و همچنين مديريت بر گردش كارها را ميسرمي سازد. دراين فرايند، حذف مکاتبات كاغذی ، صرفه جویی و استفاده بهينه از زمان ، عملی می گردد.سيستم مکاتبات اداری به منظور مکانيزه نمودن مکاتبات در واحدهای مختلف اداری راه اندازی شده است. اين سيستم مراحل مختلف گردش نامه از جمله نامه های ارسالی و دريافتی و کار با کارتابل های مختلف را انجام می دهد. هدف از پياده سازی اين سيستم ، يکپارچه سازی علميات گردش نامه در ادارات ، حذف کاغذ ،امکان کنترل گردش نامه و بررسی موقعيت نامه در هر زمان، امکان پيگيری نامه های ارجاع داده شده و يافتن نقاط گلوگاه گردش نامه که موجب توقف احتمالی نامه شده است ،بايگانی الکترونيکی ، بهره گيری از امضاء ديجيتالی و کارتابل الکترونيکی می باشد.
بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده اند "انسان فکر کند، ماشین کار کند". ذهن انسان و برهمین اساس خود انسان از انجام کارهای جدید و یا فکر کردن بر روی راهکارهای جدید لذت می برد و از انجام کارهای تکراری گریزان است. امروزه تکنولوژی برای حل این مشکل به کمک انسان آمده است ، اما از طرف دیگر با وجود گذشت سالها از پیاده سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی کشورمان، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها شده است.

گردش کار مکانیزه جایگزین گردش کار سنتی:

حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمانها و شرکت ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فن آوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب می‌شوند. هدف اصلی ای که برخی از صاحبان فکر و اندیشه در غرب دنبال می‌کنند ، توسعه انفجاری و غیر قابل تصور استعدادها و فرصتهای اقتصادی و اجتماعی خصوصا با تکیه بر سرمایه‌های حیاتی و تعیین کننده ، دانش اطلاعات و تکنولوژی است و این یعنی حداکثر بهره وری. تحقیقات گروه WFMC ( تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - 2006) نشان می‌دهد سازمانها و شرکت های سنتی در محصولات و خدمات خود عملا تنها از % 30 زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از % 70 زمان باقیماده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکتها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا می‌کند.